Операционный учёт компании в одной системе
Заказы и договоры, счета и закрывающие документы, платежи и согласования — в одном контуре, с историей изменений и правами доступа. Без переноса данных между таблицами и почтой.
- Разделов учёта
- 10
- Пробный период
- 21 день
- От
- 50 000 ₽/мес
Путь операции через систему
Ниже — цепочка одного заказа: от обращения заказчика до подписанных закрывающих документов. В производстве, строительстве и услугах последовательность та же, меняется только состав документов.
| № | Действие сотрудника | Результат в учёте | Объект |
|---|---|---|---|
| 1 | Поступила заявка от заказчика | Создан заказ, заказчик подставлен из справочника контрагентов вместе с действующим договором и условиями оплаты | Заказ |
| 2 | Согласованы условия с исполнителями | Плановые расходы закреплены за заказом, валютные суммы пересчитаны по курсу на дату операции | Плановая себестоимость |
| 3 | Работы приняты в исполнение | Статус заказа изменён, задачи распределены между ответственными, сроки поставлены на контроль | Задачи и сроки |
| 4 | Получены документы от исполнителей | Реквизиты, суммы и ставки НДС извлечены из сканов, бухгалтер подтверждает их вместо ручного ввода | Входящие счета |
| 5 | Выставлен счёт заказчику | Счёт собран из позиций заказа с корректным НДС, попал в платёжный календарь и ждёт оплаты в свою дату | Исходящий счёт |
| 6 | Получена оплата, работы закрыты | Оплата разнесена по счетам, сформированы УПД и акты, рассчитана фактическая рентабельность заказа | Закрывающие документы |
Ни один документ не заводится дважды и не живёт в почте.
Каждый шаг остаётся в истории объекта: кто изменил, когда и на каком основании. Отчётность строится по этим же данным — отдельного ввода для неё не требуется.
Состав системы
Разделы работают на общих данных: контрагент, договор и заказ едины для всех участков учёта — карточка, открытая из любого раздела, показывает одно и то же состояние.
| Раздел | Что ведёт | Что на выходе |
|---|---|---|
| Заказы и проекты | Работы и проекты с планом и фактом по доходу, расходу и прибыли | Рентабельность по каждому заказу |
| Исполнение | Этапы работ, ответственные, сроки, отраслевая специфика заказа | Контроль сроков и состояния работ |
| Контрагенты и договоры | Реквизиты, банковские счета, условия оплаты, сроки действия | Договор с корректными реквизитами сторон |
| Исходящие счета | Позиции из заказа, ставки НДС, валюта, частичные оплаты | Счёт на оплату и печатная форма |
| Входящие счета | Счета исполнителей и поставщиков с привязкой к заказу и этапу работ | Фактический расход по заказу |
| Закрывающие документы | УПД, счета-фактуры и акты по НК РФ | Пакет документов и статус подписания |
| Акты сверки | Обороты и остатки по контрагенту за период | Акт сверки взаиморасчётов |
| Платёжный календарь | Плановые и фактические платежи по датам, кассовые разрывы | Картина недели: кто платит и кому платим |
| Согласования и задачи | Маршруты согласования со сроками и ответственными | Решение с историей: кто, когда, на каком основании |
| Отчёты | Выручка, прибыль, рентабельность, дебиторская задолженность | Ответ на вопрос «сколько мы заработали и на чём» |
Права доступа настраиваются по ролям: руководитель, финансовая служба, бухгалтерия и менеджеры работают с разными разделами и разными показателями. Система многоарендная — подразделения и юридические лица ведутся раздельно.
Правила и согласования
Регламент компании переносится в систему дословно: когда происходит событие — кто согласует, в каком порядке и что происходит после решения.
- Правило читается как текст
- Условие и действия собираются из подстановок: событие, статус, цепочка согласующих, срок, уведомление. Без схем и скриптов
- Согласующие закреплены за ролью
- Цепочку держат роли — директор, бухгалтер; замена сотрудника не ломает процесс
- Срок и напоминание встроены
- У каждого шага есть срок; после истечения срока система отправляет напоминание автоматически
- Запуски видны по каждому правилу
- У правила есть журнал запусков: какой документ, на каком шаге, кто решил и когда
Обработка входящих документов
Сканы и PDF от контрагентов разбираются на поля и подставляются в карточки документов. Сотрудник проверяет и подтверждает результат вместо того, чтобы вводить реквизиты вручную. Тот же механизм доступен отдельно — по программному интерфейсу DocInspect API.
| Тип документа | Извлекаемые данные | Куда подставляется |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | Поставщик, ИНН и КПП, номер, дата, позиции, сумма, ставка НДС | Входящий счёт |
| УПД и счёт-фактура | Стороны, номер и дата, номенклатура, суммы, НДС, основание | Закрывающий документ |
| Акт выполненных работ | Исполнитель, заказчик, период, состав работ, сумма | Закрывающий документ |
| Товарная накладная | Грузоотправитель, грузополучатель, позиции, количество, суммы | Поставка |
| Договор | Стороны, номер и дата, срок действия, условия оплаты | Карточка договора |
Персональные данные не уходят наружу
Перед обращением к внешней модели данные очищаются. Если очистка не выполнена, обращение не происходит — вызов блокируется с ошибкой.
Документы не сохраняются на стороне сервиса
Результат возвращается вызывающей системе, исходный файл не остаётся в обработчике.
Возможна работа в закрытом контуре
Для организаций с запретом на передачу данных наружу обработка разворачивается на оборудовании заказчика.
Тот же сервис доступен как отдельный продукт — документация, тарифы и ключи доступа на api.docinspect.ru.
Отраслевые контуры
Финансовый и документальный контур одинаков для любой отрасли — различается предметная часть заказа. Систему настраивают под неё, ядро остаётся общим.
Экспедирование и логистика
Мультимодальные маршруты с плечами, перевалками и таможнями, транспортные средства и контейнеры, расчёт себестоимости перевозки по плечам
ПодробнееСтроительство и инжиниринг
Объекты и этапы работ, подрядчики и субподрядчики, акты выполненных работ, контроль бюджета объекта против фактических затрат
ПодробнееПроизводство
Заказы на изготовление, спецификации и закупки материалов, расчёт себестоимости выпуска, отгрузки и товарные накладные
ПодробнееОтраслевая часть настраивается справочниками и маршрутами процессов, без доработки кода. Требования, не покрытые настройкой, обсуждаются отдельно.
Картина дня руководителя
Дашборд собирается из данных учёта: поступления и выплаты, чистый поток, рентабельность, план против факта. Блок «Требует внимания» перечисляет конкретные недоделки — например, завершённые заказы без закрывающих документов.
Тарифы
Учётный контур одинаков во всех тарифах. Различаются обработка входящих документов и место размещения системы. Стоимость не зависит от числа сотрудников.
Условия | Учёт50 000 ₽ / мес | Учёт + ИИ120 000 ₽ / мес | On-premiseпо запросу |
|---|---|---|---|
| Учёт заказов, финансов и документов | Входит в тариф | Входит в тариф | Входит в тариф |
| Отчётность, согласования, права доступа | Входит в тариф | Входит в тариф | Входит в тариф |
| Обмен с 1С и электронный документооборот | Входит в тариф | Входит в тариф | Входит в тариф |
| Распознавание входящих документов | Не входит в тариф | Входит в тариф | Входит в тариф |
| Доступ к DocInspect API | Не входит в тариф | Входит в тариф | Входит в тариф |
| Размещение | Облако | Облако | Контур заказчика |
Частые вопросы
Что такое DocInspect и для кого он?
DocInspect — это система операционного учёта для сервисного и проектного бизнеса: логистических и экспедиторских компаний, строительства и инжиниринга, производств. Команды от 5 до 150 человек ведут в одной системе заказы и проекты, финансы, закрывающие документы и справочники.
Как работает DocInspect API?
DocInspect API — это ИИ-сервис, который автоматически распознаёт загруженные документы (PDF, сканы, фото), определяет их тип, извлекает ключевые данные (поставщик, номер, дата, сумма, позиции) и структурирует их для дальнейшей работы. По результатам внутреннего тестирования, точность извлечения достигает 94%. Данные можно проверить и скорректировать перед сохранением.
Можно ли использовать DocInspect API отдельно от DocInspect?
Да. DocInspect API — самостоятельный stateless-сервис обработки документов: вы отправляете документ по HTTP и получаете структурированные данные, ничего не храня у нас. Его можно интегрировать с любой учётной системой независимо от платформы DocInspect. Условия и документация — на странице DocInspect API.
Как происходит внедрение?
Внедрение — это проект на 4–8 недель, включающий анализ процессов, настройку справочников, импорт данных, обучение команды и запуск. Мы сопровождаем вас на каждом этапе. Стандартный цикл: подготовка (2 недели) → настройка (2 недели) → пилот (2 недели) → go-live.
Какие варианты развёртывания доступны?
DocInspect доступен как SaaS (облачная версия) или On-Premise (установка на вашу инфраструктуру). SaaS — быстрый запуск с минимальной поддержкой. On-Premise — для компаний с требованиями по хранению данных на собственных серверах; условия такого развёртывания рассчитываются по запросу.
Демонстрация на ваших данных
Показываем систему на сценариях вашей компании и проверяем распознавание на ваших документах. Материалы и доступ к стенду предоставляются по итогам встречи.
- 01Встреча на 40 минут: разбираем, как в вашей компании устроен учёт заказов и документооборот
- 02Демонстрация на ваших сценариях — ваши договоры, счета и порядок согласования
- 03Проверка распознавания на вашей первичной документации
- 04Развёртывание стенда с вашими данными на пробный период