Закрывающие документы
УПД, акты выполненных работ, счета-фактуры, накладные, акты сверки
Обзор
Закрывающие документы — это первичные учётные документы, которые подтверждают факт хозяйственной операции. Их ведение обязательно по российскому законодательству: статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» требует оформлять каждую операцию первичным документом.
Без закрывающих документов компания не может:
- учесть расходы при расчёте налога на прибыль
- принять НДС к вычету
- подтвердить выполнение обязательств по договору в случае спора
В DocInspect закрывающие документы неразрывно связаны с заказами и счетами — создавать их на основе уже введённых данных можно в несколько кликов.
Типы документов
Акт выполненных работ (completion_act)
Подтверждает, что работы или услуги по договору выполнены. Применяется при оказании услуг: разработка, консалтинг, маркетинг, обслуживание. Заказчик подписывает акт — это означает, что претензий к качеству нет.
Используйте акт, если вы работаете без НДС или если счёт-фактуру по условиям договора выставляете отдельно.
УПД — Универсальный передаточный документ (upd)
Заменяет сразу два документа: акт выполненных работ (или товарную накладную) и счёт-фактуру. Введён ФНС в 2013 году для упрощения документооборота.
Когда выгоден УПД:
- обе стороны являются плательщиками НДС
- вы хотите сократить количество бумаг в одной сделке
- клиент принимает НДС к вычету
Рекомендация: используйте УПД всегда, когда это возможно — один документ вместо двух сокращает работу бухгалтерии с обеих сторон.
Счёт-фактура (vat_invoice)
Документ налогового учёта, который даёт покупателю право принять НДС к вычету. Выставляется отдельно, если к сделке уже есть акт или накладная, либо как дополнение к договору без первичного документа.
Обязателен для всех операций, облагаемых НДС, если вы работаете на ОСНО. Требования к реквизитам и оформлению установлены ст. 169 НК.
Накладная (waybill)
Оформляет передачу товарно-материальных ценностей: товары, оборудование, материалы. Подписывается при физической передаче — в момент отгрузки или приёмки.
Создание исходящего документа
Запуск wizard
- В финансовом разделе нажмите + Новый документ
- Выберите тип документа из списка (Акт, УПД, Счёт-фактура, Накладная)
- Откроется трёхшаговый wizard
Шаг 1 — Реквизиты
Заполните основные данные документа:
- Тип документа — если вы ещё не выбрали, выберите здесь
- Контрагент — покупатель (клиент). При выборе контрагента фильтруется список договоров
- Договор — обязателен; на основании договора формируются реквизиты
- Номер документа — система проверяет уникальность в реальном времени. Если номер уже существует, появится предупреждение до перехода к следующему шагу
- Дата — дата подписания или выставления документа
- Комментарий — внутренняя заметка, не попадает в печатную форму
Для УПД дополнительно выбирается статус УПД: «1» (заменяет акт + СФ) или «2» (только акт, без функции счёта-фактуры).
После заполнения нажмите Далее — система проверит обязательные поля.
Шаг 2 — Источники
Выберите доходные позиции заказов, на основании которых создаётся документ.
Каждая позиция показывает:
- наименование услуги или товара
- сумму и количество
- ставку НДС
- badge «СЧ NNNN» — если позиция уже включена в выставленный счёт
Вы можете выбрать позиции из нескольких заказов одновременно (batch mode) — удобно при закрытии работ по нескольким небольшим заказам одним документом.
Альтернативные источники:
- Из счёта — все позиции конкретного счёта переносятся автоматически
- Из заказа — доходные позиции выбранного заказа
- Произвольно — позиции вводятся вручную без привязки к заказам
Шаг 3 — Позиции
Итоговый список позиций документа:
- Позиции перенесены из выбранных источников
- Можно отредактировать наименование, количество, цену
- Доступно добавление новых позиций вручную
- В нижней части — таблица итогов: сумма без НДС, НДС по каждой ставке, итого
НДС-валидация: перед сохранением система проверяет корректность реквизитов по требованиям ст. 169 НК — наличие обязательных полей и правильность расчётов. Если обнаружены ошибки, они выводятся с указанием, что именно нужно исправить.
После нажатия Создать документ документ появляется в реестре закрывающих документов.
Создание входящего документа
Входящие документы — это акты, УПД и накладные, которые вы получаете от поставщиков и подрядчиков. Их нужно зарегистрировать в системе для учёта расходов и принятия НДС к вычету.
AI-wizard для входящих документов
- Нажмите + Новый документ → выберите тип Входящий акт или Входящий УПД
- Загрузите файл — PDF или фотографию документа
- AI обрабатывает документ и автоматически извлекает:
- реквизиты поставщика и покупателя
- позиции с суммами, количеством и НДС
- номер, дату, данные подписантов
- Проверьте данные — поля, в которых система не уверена, выделяются. Исправьте неточности при необходимости
- Сохраните — документ создан и привязан к контрагенту
Система сопоставляет реквизиты поставщика из документа с вашим справочником контрагентов и предлагает совпадения. Если поставщик новый — его можно добавить прямо в процессе.
Акты сверки
Акт сверки — документ, который фиксирует взаимные расчёты с контрагентом за период. Применяется для сверки задолженности, подготовки к закрытию периода или при возникновении разногласий.
Создание
- + Новый документ → Акт сверки
- Выберите контрагента
- Укажите период сверки (начало и конец)
- Система автоматически подтянет все счета и платежи за выбранный период
- Проверьте данные и сохраните
Pill-фильтры и поиск
В реестре закрывающих документов доступны pill-фильтры для быстрого переключения между типами:
- Все — полный список
- Акты — только completion_act
- УПД — только upd
- Счета-фактуры — только vat_invoice
- Накладные — только waybill
Фильтры сочетаются с поиском по номеру документа, наименованию контрагента и дате. Статусные фильтры позволяют отделить черновики от подписанных документов.
Связи с заказами и счетами
Каждый закрывающий документ может быть связан одновременно:
- с одним или несколькими заказами — документ виден в карточке каждого заказа
- с одним или несколькими счетами — если документ создан на основе счёта
- с конкретными доходными позициями заказа — для точного учёта
Такая архитектура позволяет отследить, какие работы уже закрыты документально, а по каким ещё не выставлены акты.
Советы и рекомендации
-
Используйте УПД, когда возможно. Он заменяет акт и счёт-фактуру — вдвое меньше документов для хранения и проверки.
-
Создавайте документы из источников, а не вручную. Перенос позиций из заказов или счетов исключает расхождения в суммах и наименованиях.
-
Проверяйте НДС до подписания. Ошибки в реквизитах счёта-фактуры лишают покупателя права на вычет НДС. Исправить документ после подписания сложнее, чем проверить до.
-
Не откладывайте регистрацию входящих документов. Входящий акт нужно зарегистрировать в том периоде, когда услуга фактически получена — иначе возникнут расхождения в налоговом учёте.
-
Загружайте входящие документы через AI-wizard. Ручной ввод акта с 10+ позициями занимает 10–15 минут; AI обрабатывает тот же документ за 20 секунд.