Дашборды
Ролевые панели управления — директор, финансовый директор, менеджер проектов
С чего начинается рабочий день
Когда вы открываете DocInspect, первое, что вы видите — это дашборд. Не список задач, не таблица счетов, а сводная картина того, что происходит в бизнесе прямо сейчас.
Дашборд подбирается автоматически по вашей роли. Директор видит финансовые итоги и динамику проектов. Бухгалтер — состояние расчётов и задолженностей. Менеджер — свои заказы, задачи и сроки. Каждый видит то, что нужно именно ему, без лишнего.
Дашборд директора
Доступен ролям: Администратор, Директор.
Когда использовать: утром в понедельник — проверить, как прошла прошлая неделя, посмотреть общую картину по деньгам и понять, какие проекты идут не по плану.
KPI-карточки
Четыре ключевых числа за выбранный период:
- Выручка — сколько денег поступило от клиентов
- Расходы — сколько потрачено на исполнение заказов и операционку
- Чистая прибыль — выручка минус расходы
- Маржа — прибыль в процентах от выручки
Под каждым числом — изменение по сравнению с предыдущим периодом. Зелёная стрелка вверх — показатель вырос, красная вниз — упал. Для маржи это особенно важно: если выручка растёт, а маржа падает — значит расходы растут быстрее.
График «Денежный поток»
Показывает движение денег по неделям: сколько пришло (приход) и сколько ушло (расход). По умолчанию отображаются последние 12 недель.
Что смотреть: недели, где расход превышает приход — потенциальные кассовые разрывы. Если такие недели появляются регулярно — это сигнал пересмотреть график выставления счетов.
График «План / Факт»
Сравнивает плановые показатели с фактическими. Если факт стабильно ниже плана — стоит скорректировать либо прогнозы, либо работу с заказами.
Топ проектов
Список самых доходных проектов за период с показателями выручки, расходов и маржи. Помогает увидеть, какие проекты тянут бизнес вперёд, а какие работают в ноль или в минус.
Лента активности
Последние действия команды: новые заказы, выставленные счета, подписанные документы. Удобно для тех, кто хочет быть в курсе, не обходя каждого сотрудника.
Фильтры
- Период — выберите диапазон дат, чтобы сравнить разные месяцы или кварталы
- Проект — сузьте аналитику до конкретного проекта
Дашборд финансового директора
Доступен ролям: Администратор, Директор, Бухгалтер.
Когда использовать: каждое утро — проверить, кто из клиентов ещё не заплатил, какие счета поставщикам надо закрыть и нет ли критических просрочек.
Дебиторская задолженность
Сколько денег должны вам — с разбивкой по контрагентам и суммам. Здесь видны все неоплаченные исходящие счета.
На что обратить внимание: контрагенты с большой суммой и длительным сроком ожидания. Если клиент не платит больше 30 дней — самое время позвонить.
Кредиторская задолженность
Сколько должны вы — неоплаченные входящие счета от поставщиков и подрядчиков. Помогает планировать, когда и кому нужно заплатить, чтобы не испортить отношения с партнёрами.
Распределение счетов по статусам
Круговая диаграмма: сколько счетов в статусах «черновик», «отправлен», «оплачен», «просрочен». Если доля просроченных растёт — нужно разобраться с процессом выставления и контроля оплат.
Закрывающие документы
Сводка по актам, УПД и счетам-фактурам: сколько оформлено, сколько ожидает подписания. Важно для закрытия периода — перед сдачей отчётности все документы должны быть на месте.
Бюджет: план / факт
Отклонения фактических расходов от плановых по статьям. Если какая-то статья сильно превышает бюджет — это повод разобраться, почему.
Фильтры
- Период — для анализа конкретного месяца или квартала
- Контрагент — чтобы посмотреть расчёты с конкретным клиентом или поставщиком
Дашборд менеджера проектов
Доступен ролям: все роли (каждый видит только свои данные).
Когда использовать: в начале каждого рабочего дня — спланировать что делать, проверить дедлайны, убедиться что счета выставлены и ждут оплаты.
Мои заказы
Активные заказы менеджера с ключевыми показателями: бюджет, расходы, статус. Позволяет одним взглядом оценить загрузку и финансовое здоровье текущих проектов.
Задачи на сегодня
Задачи с дедлайном на сегодня или просроченные. Ничего лишнего — только то, что требует внимания прямо сейчас.
Мои счета
Исходящие счета менеджера, которые ещё не оплачены. Удобно отслеживать: выставлен ли счёт по завершённому заказу, ждёт ли он оплаты.
Дедлайны
Ближайшие сроки по заказам и задачам в хронологическом порядке. Помогает не упустить важное и вовремя предупредить клиента о готовности.
Рентабельность заказов
Маржа по каждому из ваших заказов. Если рентабельность одного заказа заметно ниже остальных — возможно, туда уходит больше времени или ресурсов, чем запланировано.
Фильтры
- Период — для анализа конкретного временного отрезка
- Менеджер — руководители могут посмотреть данные по конкретному сотруднику
- Проект — фокус на одном проекте
Переключатель дашбордов
Если у вас есть доступ к нескольким ролям (например, вы и директор, и менеджер проектов), в верхней части дашборда появится переключатель с вкладками: Руководитель, Финансы, Менеджер.
Нажмите на нужную вкладку — страница переключится мгновенно, данные перезагрузятся. Настройки фильтров при переключении не сохраняются — каждый дашборд открывается с периодом по умолчанию.
Переключатель виден только пользователям с доступом более чем к одному дашборду. Менеджеры проектов и исполнители видят только свой дашборд без вкладок.
Автообновление
Все дашборды обновляются автоматически каждые 5 минут. Вам не нужно обновлять страницу — данные подтягиваются сами.
Данные кэшируются на сервере, поэтому загрузка происходит быстро даже при большом объёме информации. Первый запрос после открытия страницы может занять секунду-другую — это нормально.
Практические советы
- Начинайте неделю с дашборда директора — 2 минуты на KPI лучше, чем час разбора таблиц
- Следите за трендом маржи, а не только за абсолютными числами — рост выручки при падающей марже опаснее, чем кажется
- Дебиторка старше 30 дней — повод для звонка клиенту, а не просто строчка в таблице
- Если дедлайн в дашборде менеджера горит красным — задача уже просрочена, действуйте немедленно
- Используйте фильтр по проекту на дашборде директора, чтобы быстро оценить конкретный проект перед встречей с клиентом