Проекты
Управление проектами — группировка заказов, бюджеты, KPI
Что такое проект
Проект — это группа заказов, объединённых общей целью или клиентом. Например, долгосрочный контракт на регулярные перевозки для одного заказчика, строительный подряд из нескольких этапов или серийный производственный заказ.
Сам по себе проект не содержит финансовых операций — только заказы содержат. Но проект агрегирует финансовые показатели всех входящих заказов и даёт ответ на вопрос: выгоден ли этот клиент или направление в целом?
Зачем нужны проекты
Без проектов вы видите каждый заказ по отдельности. Это удобно на уровне операционного учёта, но не позволяет ответить на стратегические вопросы.
Проект отвечает на вопросы вроде:
- Сколько мы заработали на клиенте «Ромашка» за квартал по всем перевозкам?
- Укладываемся ли мы в плановый бюджет по этому контракту?
- Какова рентабельность всего строительного объекта, а не отдельных этапов?
Если у вас регулярные отношения с клиентом или длительный контракт — создайте проект и связывайте каждый новый заказ с ним.
Создание проекта
Нажмите + Новый проект на странице /projects. Заполните:
- Название — как будете называть этот проект внутри команды
- Код — короткий идентификатор (например,
ROMASHKA-2026илиSPB-SKLAD). Система генерирует код автоматически, но вы можете задать свой - Заказчик — контрагент из справочника
- Менеджер проекта — ответственный сотрудник
- Плановые даты — начало и окончание
- Плановый бюджет — общая сумма, которую вы ожидаете получить по проекту (опционально)
- Приоритет — низкий, средний, высокий или критический
После сохранения проект получает статус Черновик. Система проверяет заполненность обязательных полей и подсказывает, что ещё нужно заполнить, прежде чем запустить проект.
Карточка проекта
Открывается по клику на строку в таблице. В верхней части — виджеты:
Финансовый виджет показывает агрегированные данные по всем заказам в проекте:
- Плановые доходы / Фактические доходы
- Плановые расходы / Фактические расходы
- Плановая прибыль / Фактическая прибыль
- Рентабельность
Все суммы рассчитываются автоматически на основе доходных и расходных позиций в заказах. При создании нового заказа в проекте сводка обновляется сразу.
Виджет прибыли показывает отклонение факта от плана в процентах — удобно для быстрой оценки: идёт проект по плану или уже уходит в минус.
Виджет заказов — счётчик заказов в проекте с разбивкой по статусам.
Виджеты можно свернуть переключателем в правом верхнем углу страницы.
Заказы в проекте
На вкладке Заказы — полный список заказов, входящих в проект, с их суммами и статусами. Отсюда можно:
- Открыть карточку любого заказа
- Создать новый заказ, уже привязанный к этому проекту (кнопка + Добавить заказ)
Когда заказ создаётся из карточки проекта, поля заказчика и договора подставляются автоматически — не нужно вводить их вручную.
Статусы проекта
| Статус | Когда использовать |
|---|---|
| Черновик | Проект создан, данные уточняются |
| Новый | Проект готов к запуску, ожидает начала работ |
| Активен | Выполнение идёт, заказы в работе |
| Приостановлен | Временная пауза по проекту |
| Завершён | Все заказы закрыты, документы подписаны |
| Отменён | Проект не состоялся |
Планирование бюджета
Заполните плановый бюджет на уровне проекта — это общий ориентир. Детальный план формируется через плановые доходы и расходы в отдельных заказах.
Сопоставление план/факт работает так:
- Вы создаёте заказы и указываете в них плановые доходные и расходные позиции
- По мере выставления счетов и получения/оплаты накапливается факт
- Карточка проекта показывает суммарный план и суммарный факт по всем заказам
Таким образом, если плановый бюджет проекта — 5 млн ₽, а сумма плановых доходов по всем заказам уже составляет 4,8 млн ₽, вы видите, что ещё 0,2 млн ₽ не охвачены заказами.
Связь с дашбордами
Активные проекты автоматически попадают в отчёты:
- Дашборд руководителя — топ проектов по выручке и рентабельности, план/факт за период
- Дашборд финансового директора — дебиторская задолженность с разбивкой по проектам
- Дашборд менеджера — «мои проекты» с текущими заказами и дедлайнами
Фильтр по проекту доступен на всех трёх дашбордах — можно посмотреть показатели только по одному конкретному проекту.
Советы
- Используйте функцию «Создать на основании» для клонирования проекта: копируется структура с плановыми датами и менеджером, но без заказов. Удобно при повторных контрактах с одним клиентом.
- Прежде чем обсуждать условия нового контракта, создайте черновик проекта и добавьте предварительные плановые суммы — это даст ориентир по рентабельности ещё до подписания.
- Если заказов в проекте много, отслеживайте рентабельность по виджету: снижение ниже 10% — сигнал пересмотреть расходы или переговорить с клиентом о цене.