Заказы
Управление заказами — создание, отслеживание, финансы, маршруты
Что такое заказ
Заказ — это единица работы, которую вы выполняете для клиента. В логистике это конкретная перевозка (груз из точки А в точку Б), в других отраслях — производственное задание, строительный подряд или сервисная задача.
Каждый заказ в DocInspect объединяет в одном месте всё, что с ним связано: маршрут и транспорт, участников сделки, плановые и фактические финансовые показатели, счета и закрывающие документы. Это позволяет видеть рентабельность каждого заказа в режиме реального времени — не в конце месяца, а сразу.
Список заказов
Страница /works открывается с обзорной панелью вверху. Там отображаются:
- Всего заказов и разбивка по статусам — сколько в работе, на паузе, завершено
- Общая выручка по активным заказам в рублях
- Маржа и рентабельность — мгновенный срез здоровья портфеля
Панель можно свернуть кнопкой в правом верхнем углу, если хочется больше пространства для таблицы. Настройка сохраняется в браузере.
В таблице доступна фильтрация по статусу, менеджеру, проекту, контрагенту и диапазону дат.
Создание заказа
Нажмите + Новый заказ — откроется мастер из нескольких шагов.
Шаг 1 — Основное. Укажите название, тип заказа (перевозка, производство, строительство), приоритет и менеджера. Если заказ входит в проект — привяжите здесь: поля заказчика и договора тогда подтянутся автоматически.
Номер заказа (WORK-YYYYMMDD-NNNN) система присвоит сама.
Шаг 2 — Участники. Выберите заказчика и плательщика из справочника контрагентов. Для перевозок можно указать грузоотправителя и грузополучателя отдельно — это важно для транспортных документов.
Шаг 3 — Маршрут и груз. Здесь выбирается тип маршрута (по РФ или международный), режим перевозки (прямая или мультимодальная), адреса погрузки и доставки, базис поставки (EXW, FCA, DAP и другие Incoterms). Для международных маршрутов указываются таможенные органы отправления и назначения.
При мультимодальной перевозке можно добавить несколько плеч (подробнее — ниже).
Шаг 4 — Плановые доходы. Добавьте позиции: что именно вы продаёте клиенту, по какой цене и с каким НДС. Это план, с которым будут сравниваться фактические счета.
Шаг 5 — Плановые расходы. Аналогично: что вы ожидаете купить у подрядчиков. Это позволяет ещё до начала работы видеть, будет ли заказ прибыльным.
После сохранения заказ получает статус Черновик — данные можно корректировать. Чтобы взять заказ в работу, переведите его в статус Активен.
Быстрый способ: используйте сочетание клавиш Cmd+K (или Ctrl+K), чтобы открыть командную палитру, и выберите «Создать заказ».
Плечи перевозки
Если маршрут нельзя выполнить одним видом транспорта, используется мультимодальный режим. Например: сначала фура до порта, потом контейнер морем, потом снова автотранспорт до склада получателя.
Каждое плечо — это отдельный сегмент маршрута с собственным видом транспорта (авто, ж/д, авиа, море), адресами погрузки и выгрузки, стоимостью и данными о грузе.
Плечи добавляются в карточке заказа на вкладке Маршрут и груз. Порядок плеч важен — они нумеруются последовательно и образуют полную цепочку от отправителя до получателя.
Для каждого плеча можно указать валюту — удобно, когда часть маршрута оплачивается в иностранной валюте.
Карточка заказа
Открывается по клику на строку в таблице или через кнопку «Открыть» в меню действий.
В верхней части — виджеты:
- Сводка — план/факт по доходам и расходам, маржа в рублях, рентабельность в процентах
- Участники — заказчик, плательщик, исполнитель
Ниже — вкладки:
Маршрут и груз
Адреса, транспортные средства, плечи перевозки для мультимодальных маршрутов, данные по грузу (наименование, категория, количество мест, масса). Поля редактируются прямо на вкладке — кликните на значение, чтобы изменить его.
Финансы
Ключевая вкладка для контроля прибыльности заказа. Состоит из двух разделов:
Доходы — плановые позиции и связанные исходящие счета. Когда счёт выставлен и оплачен, строка автоматически помечается как «факт». Вы видите, сколько реально поступило денег против плана.
Расходы — плановые позиции и входящие счета от подрядчиков. Загрузить входящий счёт можно через мастер: он умеет читать PDF-счёт с помощью ИИ и заполнять поля автоматически.
Маржа и рентабельность рассчитываются автоматически по формулам:
- Маржа = Факт доходов − Факт расходов
- Рентабельность = Маржа / Факт доходов × 100%
Прямо с вкладки можно выставить счёт клиенту — нужно выбрать доходные позиции и нажать «Создать счёт». Также здесь создаются закрывающие документы (акты, УПД, счета-фактуры).
Документы
Файлы, прикреплённые к заказу: транспортные накладные, CMR, инвойсы, акты осмотра и другие. Файлы можно загружать вручную или они попадают сюда автоматически при создании закрывающих документов.
История
Полный журнал изменений: кто и когда менял статус, поля, суммы. Полезно при разборе спорных ситуаций с клиентом или подрядчиком.
Статусы и жизненный цикл
| Статус | Когда использовать |
|---|---|
| Черновик | Заказ создан, данные уточняются. Финансовый учёт ещё не ведётся |
| Активен | Выполнение началось. Счета, расходы и доходы учитываются в дашборде |
| Приостановлен | Временная пауза — например, груз задержан на таможне |
| Завершён | Все работы выполнены, документы закрыты |
| Отменён | Заказ не состоялся |
Переходы между статусами доступны через меню «⋮» в строке таблицы или в карточке заказа:
- Черновик → Активен: кнопка Запустить
- Активен → Приостановлен: кнопка Приостановить
- Активен → Завершён: кнопка Завершить
Помечать заказ завершённым стоит только после того, как все закрывающие документы подписаны и все счета оплачены. Это позволяет дашборду финансового директора показывать корректную выручку за период.
Действия с заказом
В меню «⋮» доступны:
- Редактировать — изменить основные данные
- Создать на основании — скопировать заказ с сохранением маршрута, участников и плановых позиций. Удобно для регулярных перевозок с одним клиентом
- Заблокировать — запретить изменения без удаления (например, если идёт проверка или спор)
- Удалить — мягкое удаление: заказ скрывается из таблицы, но остаётся доступным для восстановления в течение 30 дней
Связь с другими разделами
Счета. Исходящий счёт создаётся из заказа в один клик: выберите доходные позиции — счёт будет автоматически заполнен с правильными суммами и НДС. Счёт привязывается к заказу и отображается на финансовой вкладке.
Закрывающие документы. Акт, УПД или счёт-фактура создаются аналогично: из финансовой вкладки через кнопку «Создать документ». Все типы документов хранятся в разделе «Финансы → Закрывающие».
Проекты. Если заказ входит в проект, его доходы и расходы автоматически попадают в финансовую сводку проекта. Связь с проектом задаётся при создании или редактировании заказа.
Дашборды. Активные заказы с плановыми доходами и расходами сразу появляются в дашборде менеджера и финансовом дашборде — без дополнительных настроек.
Советы
- Заполняйте плановые доходы и расходы до старта заказа — тогда вы сразу видите ожидаемую рентабельность и можете принять решение, брать ли этот заказ.
- Используйте функцию «Создать на основании» для похожих заказов — это экономит время на заполнение реквизитов.
- Для входящих счетов от подрядчиков используйте ИИ-распознавание: загрузите PDF, и система извлечёт позиции, суммы и НДС автоматически.
- Завершайте заказы своевременно — это влияет на точность финансовых отчётов и дашборда руководителя.