Процессы и задачи
Рабочие процессы, задачи, согласования, SLA
Зачем нужны бизнес-процессы
В любой компании есть повторяющиеся операции, требующие участия нескольких людей: согласовать счёт перед отправкой клиенту, проверить договор у юриста, дать бухгалтеру сигнал присвоить номер документу. Без автоматизации такие цепочки ведутся в мессенджерах или на словах — и неизбежно теряются.
Модуль Процессы фиксирует каждый шаг, назначает ответственных и отслеживает сроки. Если кто-то задерживает своё решение, система напомнит сама.
Типичный пример: менеджер готовит счёт на крупную сумму. Вместо того чтобы писать директору в чат, он запускает процесс согласования. Директор видит счёт в своём списке согласований, одобряет одним кликом — и бухгалтер автоматически получает задачу присвоить номер и отправить клиенту.
Мои задачи
Путь: Процессы → Мои задачи (/workflow/tasks)
Здесь собраны все задачи, которые система назначила лично вам в рамках активных процессов. Задача появляется в вашем списке, когда процесс доходит до шага, требующего вашего участия.
Типы задач
Каждая задача относится к одному из видов:
| Тип | Что от вас требуется |
|---|---|
| Проверка | Изучить документ или данные и подтвердить корректность |
| Ввод данных | Заполнить определённые поля (например, реквизиты) |
| Загрузка | Прикрепить файл (скан договора, доверенность) |
| Подтверждение | Кликнуть «Выполнено», подтверждая факт действия |
| Произвольная | Свободное описание — что именно нужно сделать, указано в задаче |
Работа с задачей
- Откройте задачу из списка — справа появится панель с подробностями.
- Изучите описание и связанный объект (заказ, счёт, договор).
- Выполните требуемое действие.
- Нажмите Завершить задачу — процесс продвинется к следующему шагу.
В списке видны приоритет (высокий / средний / низкий) и срок выполнения. Задачи с истекающим сроком выделены визуально.
Согласования
Путь: Процессы → Согласования (/workflow/approvals)
Согласования — особый тип задач: здесь нужно принять бинарное решение — одобрить или отклонить. В отличие от обычных задач, каждое согласование влияет на дальнейший маршрут процесса.
Пример: согласование исходящего счёта
- Менеджер создаёт счёт и запускает процесс согласования.
- Директор получает уведомление и видит карточку счёта в разделе Согласования.
- Директор изучает сумму, контрагента, состав позиций.
- Нажимает Одобрить — счёт переходит к бухгалтеру для присвоения номера.
- Если директор нажмёт Отклонить и добавит комментарий «уточните скидку», менеджер получит уведомление с этим комментарием и задачу на доработку.
Режимы согласования
В зависимости от того, как администратор настроил шаблон, согласование может быть:
- Последовательное — сначала один участник, потом следующий. Отклонение любого останавливает цепочку.
- Параллельное — все участники получают запрос одновременно, требуется одобрение всех.
- Любой из — достаточно одобрения хотя бы одного участника из списка.
Как добавить комментарий
Перед тем как нажать «Одобрить» или «Отклонить», можно написать комментарий. Он сохраняется в истории процесса и виден всем участникам цепочки.
SLA и контроль сроков
SLA (Service Level Agreement) — это установленный срок, в течение которого задача или согласование должны быть выполнены.
Как работает мониторинг
Для каждого шага процесса администратор задаёт срок. Система отслеживает время и действует следующим образом:
- Приближается срок → участник получает предупреждение (статус «Предупреждение»).
- Срок истёк → задача помечается как «Просрочено» и эскалируется — уведомление уходит руководителю участника или следующему по цепочке.
Все нарушения SLA видны администратору в отдельном отчёте. Это помогает выявлять узкие места: например, если согласования у финансового директора регулярно задерживаются, стоит пересмотреть срок или распределить нагрузку.
Практический совет
Проверяйте раздел «Мои задачи» ежедневно, в начале рабочего дня. Задержка даже на несколько часов может заблокировать работу коллег, ожидающих вашего решения.
Конструктор процессов (для администраторов)
Путь: Настройки → Процессы (/settings/workflows)
Администраторы создают шаблоны процессов в визуальном конструкторе. Это графический редактор, где каждый шаг — это блок, а стрелки показывают переходы между ними.
Типы блоков (узлов)
| Блок | Назначение |
|---|---|
| Ручная задача | Задание конкретному пользователю или роли |
| Согласование | Точка принятия решения: одобрить / отклонить |
| Условие | Разветвление по условию (например, сумма > 100 000 ₽) |
| Автодействие | Автоматическое изменение статуса, отправка уведомления |
| Параллельный шлюз | Запуск нескольких ветвей одновременно |
| Ожидание | Пауза до наступления события или даты |
| Эскалация | Уведомление руководителя при нарушении срока |
| Подпроцесс | Вызов другого шаблона как вложенного процесса |
Шаги создания шаблона
- Откройте Настройки → Процессы и нажмите Создать шаблон.
- Добавьте блоки из палитры слева, перетаскивая их на холст.
- Соедините блоки стрелками — это маршрут процесса.
- Для каждого блока настройте параметры: кому назначить, сколько времени на выполнение.
- Сохраните шаблон. Теперь его можно запускать вручную или привязать к событию в системе.
Уведомления и напоминания
Система информирует участников процесса на каждом ключевом этапе:
- Новая задача или согласование — уведомление при назначении.
- Приближение срока — предупреждение за установленное время.
- Эскалация — уведомление руководителю при просрочке.
- Решение принято — инициатор процесса видит, что согласование одобрено или отклонено.
Уведомления приходят в интерфейсе системы. Если настроена интеграция с почтой — дублируются на email.
Практические советы
- Ежедневно открывайте раздел «Мои задачи» — так вы не заблокируете коллег неожиданной задержкой.
- Добавляйте комментарий при отклонении — без объяснения причины исполнитель не поймёт, что именно исправить.
- Используйте приоритеты — задачи с высоким приоритетом выводятся первыми и требуют внимания в первую очередь.
- Для повторяющихся операций попросите администратора создать шаблон. Это исключает ошибки и экономит время на запуск каждого нового процесса.
- Если задача назначена роли, а не вам лично, любой сотрудник с этой ролью может её выполнить — договоритесь внутри команды, кто берёт подобные задачи.