Контрагенты
Справочник контрагентов — создание, реквизиты, история операций
Зачем нужен справочник контрагентов
Контрагенты — это фундамент всех финансовых операций в DocInspect. Каждый счёт, договор, закрывающий документ и платёж привязан к конкретному контрагенту. Без заполненной карточки нельзя выставить счёт: система не будет знать, кому его адресовать и чьи реквизиты вписать в документ.
Хорошо заполненная карточка контрагента решает три задачи сразу: документы формируются автоматически с правильными реквизитами, история взаиморасчётов собирается в одном месте, а бухгалтер видит актуальные банковские данные без поиска по письмам.
Список контрагентов
Раздел Контрагенты (/counterparties) открывает таблицу всех организаций. Список поддерживает:
- Фильтрацию по типу — заказчик (те, кто платит вам) или поставщик (те, кому платите вы)
- Фильтрацию по статусу — активный, черновик, заблокированный, архивированный
- Поиск по названию и ИНН
Создание контрагента
Автоматическое заполнение по ИНН
Самый быстрый способ — ввести ИНН и нажать Enter. Система обратится к сервису DaData, который подтягивает данные из открытых реестров ФНС:
- Полное и краткое юридическое название
- КПП и ОГРН
- Юридический адрес
- Организационно-правовую форму (ООО, АО, ИП и другие)
Это экономит 5–10 минут ручного ввода и исключает опечатки в реквизитах, которые потом создают проблемы в закрывающих документах.
Важно: данные DaData берутся из официальных реестров, но могут отставать от актуальных изменений на 1–2 недели. Всегда сверяйте адрес и КПП с официальными документами контрагента, особенно если организация недавно меняла юридический адрес.
Шаги создания
- Нажмите + Добавить контрагента
- Введите ИНН — данные подтянутся автоматически
- Проверьте и при необходимости скорректируйте реквизиты
- Добавьте контактную информацию: email, телефон, контактное лицо
- Укажите банковские реквизиты (расчётный счёт, БИК, банк, корсчёт)
- Сохраните
Карточка контрагента
Карточка (/counterparties/[id]) собирает всю информацию об организации в одном месте.
Вкладки карточки
| Вкладка | Содержимое |
|---|---|
| Реквизиты | Юридические данные, контакты |
| Банковские счета | Расчётные счета для платежей |
| Договоры | Все договоры с этим контрагентом |
| ЭДО | Настройки электронного документооборота |
| История | Журнал изменений карточки |
Индикатор заполненности
Карточка контрагента имеет индикатор заполненности — процент от полного набора данных. Система подсчитывает, какие блоки заполнены: реквизиты, банковские данные, контактное лицо, email.
Почему это важно: при формировании счёта или акта система автоматически вставляет реквизиты. Если банковского счёта нет — поле в документе останется пустым и придётся вносить данные вручную. Старайтесь поддерживать заполненность на уровне 80% и выше.
Жизненный цикл контрагента
| Статус | Что означает | Когда используется |
|---|---|---|
| Черновик | Карточка создана, не проверена | Только что добавили, данные ещё уточняются |
| Активный | Полноценная работа | Стандартное состояние для всех операций |
| Заблокированный | Новые операции запрещены | Контрагент нарушил договорённости или исключён из работы |
| Архивированный | Только просмотр истории | Работа завершена, контрагент больше не актуален |
Пример: менеджер добавил нового поставщика в пятницу вечером в статусе «черновик». В понедельник бухгалтер проверил реквизиты, добавил банковские данные и перевёл в «активный» — теперь на него можно выставлять счета.
Практические советы
Добавляйте банковские реквизиты сразу. Они понадобятся при первом же платёже. Если добавить потом — придётся возвращаться в карточку в момент оформления платёжного поручения.
Проверяйте данные DaData. Особенно КПП и юридический адрес — они часто меняются при реорганизации. Для счетов-фактур неверный КПП может стать основанием для отказа в вычете НДС.
Используйте тип «поставщик» и «заказчик» правильно. Это влияет на фильтрацию в разделе финансов: входящие счета (от поставщиков) и исходящие (заказчикам) отображаются в разных представлениях.
Не удаляйте заблокированных контрагентов. Блокировка сохраняет историю операций и архивные документы. Удаление — только для случаев, когда контрагент был добавлен по ошибке.