Документы
Файловый менеджер, загрузка файлов, AI-обработка, публичные ссылки
Зачем нужен единый архив документов
В большинстве компаний файлы хранятся хаотично: контракты в почте, акты в мессенджере, счета на рабочем столе. Найти нужный документ через месяц — задача со звёздочкой.
Раздел Документы (/documents) — централизованное хранилище всех файлов вашей организации. Договоры, счета, акты, сканы, таблицы — всё в одном месте, с поиском и привязкой к заказам и контрагентам.
Поддерживаемые форматы
Система принимает следующие типы файлов:
| Формат | Расширения |
|---|---|
| PDF-документы | .pdf |
| Изображения | .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .webp |
| Документы Word | .doc, .docx |
| Таблицы Excel | .xls, .xlsx |
PDF и изображения поддерживают AI-обработку (извлечение данных). Для Word и Excel доступно хранение и поиск.
Загрузка файлов
Через диалог загрузки
- Нажмите + Загрузить в верхней панели.
- Выберите файлы с диска или перетащите их в область загрузки. Можно загрузить несколько файлов одновременно.
- Укажите тип документа (счёт, договор, акт и т.д.) — это поможет в поиске и фильтрации.
- При необходимости добавьте описание.
- Нажмите Загрузить.
Быстрая загрузка с клавиатуры
В файловом менеджере работают горячие клавиши. Нажмите ? в разделе Документы, чтобы увидеть список доступных сочетаний.
Навигация и организация
Файлы можно организовать в папки. Кнопка Новая папка создаёт вложенную структуру — удобно разделить документы по годам, проектам или контрагентам.
Режимы просмотра
Переключайтесь между двумя режимами кнопками в правом верхнем углу:
- Список — таблица с колонками: имя, тип, дата загрузки, статус обработки, размер.
- Плитки — визуальные карточки с миниатюрами, удобны для работы со сканами.
Поиск и фильтры
Строка поиска находит файлы по имени. Фильтры позволяют сузить выборку по:
- Типу документа — договор, счёт, акт и другие категории.
- Статусу обработки — загружен, обрабатывается, обработан, проверен, ошибка.
- Дате загрузки — задайте диапазон дат.
Быстрый просмотр
Нажмите на файл — откроется панель предварительного просмотра (Quick Look), не покидая файловый менеджер. PDF отображается встроенным просмотрщиком, изображения — полноэкранно.
AI-обработка документов
Это главная функция, отличающая документооборот в DocInspect от простого файлового хранилища. После загрузки файла система может автоматически извлечь из него структурированные данные.
Как это работает
- Загрузите PDF или изображение документа.
- Нажмите Запустить обработку (иконка со звёздочкой) рядом с файлом.
- Система выполняет несколько этапов:
- OCR — распознаёт текст на изображении или в отсканированном PDF.
- Классификация — определяет тип документа (счёт, акт, УПД и т.д.).
- Извлечение данных — находит реквизиты контрагента, позиции с ценами, номер и дату документа, подписантов, суммы с НДС.
- Прогресс отображается в строке файла: статус меняется с «Обработка» на «Обработан».
- Извлечённые данные можно использовать при создании входящего счёта, закрывающего документа или договора — система предзаполнит поля автоматически.
Реальный сценарий
Поставщик прислал скан счёта по электронной почте. Вы скачиваете PDF, загружаете в DocInspect и запускаете обработку. Через несколько секунд система распознала: ИНН контрагента, сумму, дату, перечень позиций с ценами и НДС. Переходите в раздел «Входящие счета», нажимаете «Создать» → «Из документа» — все поля уже заполнены. Остаётся проверить и сохранить.
Уровень уверенности
После обработки каждому извлечённому полю присваивается показатель уверенности (confidence). Поля с низкой уверенностью выделяются цветом — их стоит проверить вручную перед сохранением.
Лимиты AI по тарифам
| Тариф | Страниц/месяц |
|---|---|
| Trial | 50 |
| Starter | 500 |
| Business | 2 000 |
| Enterprise | 10 000 |
Если лимит исчерпан, обработка недоступна до следующего расчётного периода или до перехода на более высокий тариф.
Связь с другими модулями
Документы не существуют в вакууме — они привязаны к объектам системы.
- Заказы — на вкладке «Документы» внутри заказа хранятся файлы, относящиеся именно к нему: техническое задание, акт выполненных работ, переписка.
- Договоры — скан подписанного договора прикрепляется напрямую к записи контракта.
- Закрывающие документы — УПД, акты, счета-фактуры в разделе «Финансы» связаны с файлами через систему документов.
- Контрагенты — документы можно организовать по папкам с именами контрагентов для быстрого доступа.
Такая связность означает: открыв заказ, вы сразу видите все его документы. Не нужно искать файл отдельно.
Публичные ссылки
Путь: Документы → Публичные ссылки (/shared-links)
Иногда нужно отправить документ внешнему получателю — клиенту, партнёру, аудитору — без регистрации в системе. Для этого созданы публичные ссылки.
Когда это полезно
- Отправить клиенту счёт или акт для проверки перед подписанием.
- Поделиться отчётом с внешним аналитиком, у которого нет доступа к системе.
- Дать временный доступ к файлу подрядчику.
Как создать публичную ссылку
- Откройте файл в менеджере документов.
- Нажмите иконку Ссылка (или выберите «Создать ссылку» в меню файла).
- Задайте срок действия ссылки — после этой даты доступ автоматически закроется.
- Скопируйте ссылку и отправьте получателю.
Управление ссылками
В разделе Публичные ссылки виден полный список созданных ссылок: к каким файлам они ведут, когда истекают, активны ли. Устаревшие ссылки можно отозвать вручную, не дожидаясь истечения срока.
Практические советы
- Загружайте скан договора сразу при создании контракта — запустите AI-обработку, чтобы реквизиты подтянулись автоматически. Это исключает ручной ввод и опечатки.
- Используйте папки с именами контрагентов — при большом объёме документов это ускоряет поиск в несколько раз.
- Проверяйте поля с низкой уверенностью — особенно суммы и ИНН. OCR иногда путает цифры на сканах плохого качества.
- Не загружайте дубли — если документ уже есть в системе, привяжите его к нужному заказу или контракту вместо повторной загрузки.
- Публичные ссылки с коротким сроком надёжнее: если ссылка попадёт не тому адресату, она скоро перестанет работать.